リファラル採用の社内告知の案内文・例文
案内文のテンプレートです。自社の状況に合わせてカスタマイズしてご利用ください。
リファラル採用（社員紹介）実施に関するご協力依頼について
当社では今までも「リファラル採用（社員紹介）」を行ってきましたが、改めて全社を挙げて「リファラル採用」の取り組みを始めることにいたしました。
リファラル採用は近年主流となっている採用手法であり、知り合いを誘うことで既存メンバーが働きやすくなったり、新入社員も知り合いのいる組織に馴染みやすくなるため、総じて組織の体質やメンバーのロイヤルティに良い影響をもたらすとされています。
取り組み開始にあたり、メンバーにとって紹介しやすくなるよう、下記キャンペーンを実施いたします。
是非ともこの機会に、全社一体となっての採用施策に積極参加してください。
記
1.紹介協力キャンペーン内容
～～の目的で「○○」を導入し、メンバーの皆様へ募集紹介用ページを〇月初旬以降メールにて配信予定。
2.紹介協力キャンペーン実施期間
メールにより配信後から取り組みを開始、終了時期は未定。
3.参加方法
〇月初旬以降、募集要項を人事グループより順次メールにて配信。
配信メールに含まれる紹介ページを各自友人・知人へ案内することで参加完了。
4.インセンティブ（紹介報奨金）
上記キャンペーンに参加の上、紹介された方の入社1人につき、原則◯万円（候補者が○○枠だった場合等は◯◯万円）を報奨金として支給します。支給方法についての詳細は後日展開いたします。
以上
リファラル採用に関する社内告知の重要性
「制度を整えて社員のみんなに周知したのに、ほとんど使われていない」
「いつの間にか忘れ去られてしまった…」
せっかくリファラル採用の制度を作ってスタートしても、定期的な発信がないとこのような状態になりがちです。
勤怠管理や経費申請などの社員が必ず使う制度とは違って、リファラル採用は使わなくても誰も困らないものです。活用されるようになるには、誰かがリファラル採用について発信し続ける必要があります。
とはいえ、制度について何度もお知らせする発信や、社員に協力を呼びかけるだけの発信では、あまり効果が期待できません。
社員から見たら「またその話？」と思ってしまうため、スルーされる確率が高まります。
そうなると「自分には関係ない話」という認識が定着してしまい、逆効果にもなりかねません。
このような状態を避けるには、発信内容を工夫する必要があります。
社員への告知・案内のバリエーション
「社員への発信」と一口に言っても、さまざまな種類があります。
自社のリファラル採用のフェーズに応じて、効果的な発信内容を考えましょう。
リファラル導入期
リファラル採用を開始したばかりで、まだ社員の理解が浅い段階です。
この時期には、リファラル採用に対しての関心を集め、理解を深めてもらえるような内容を配信していきましょう。
以下のような内容がお勧めです。
1.トップインタビュー
社長自らがリファラル採用を開始した意義について語るインタビュー記事です。
人事担当者ではなく、社員に対して大きな影響力がある社長に語ってもらうのがポイント。
会社全体で力を入れているということが社員にしっかり伝わります。
2.リファラルインタビュー
これまでに紹介で入社した社員と、その人を紹介した社員との対談記事です。
社員にとって身近な人が登場してリファラルについて語るコンテンツがあると、「記事見たよ」「リファラルだったんだね」と自然と会話が生まれ、リファラルの周知が進みます。
リファラルテコ入れ期
リファラルの制度が一通り認知され、そろそろ成果につなげていきたいという段階です。
関心を持ってくれた社員のみなさんが「紹介」というアクションを起こせるよう、以下のように社員の方の助けになるような情報を発信しましょう。
詳しくは、別記事「【リファラル採用ガイドブック付き】リファラル採用のやり方」をご参照ください。
3.会社・仕事の良いところの紹介
周りに良い人がいても、会社や仕事の魅力をうまく伝える自信がない場合、声を掛けることができません。
また、知人に対していきなり『会社の魅力をアツく語る』というのもハードルが高いかもしれません。
こんな時、会社や仕事の魅力がまとまった記事などがあれば、記事のリンクを送って「これ読んでみて！」「今こんな仕事してるんだ！」と伝えるだけで済み、社員の負担が軽くなります。
4.友人・知人への声がけノウハウ
さらに社員にとっての紹介ハードルを下げるためには、うまくいく方法を共有することも効果的です。
実際にリファラルで知人が入社した人の方法をヒアリングし、ベストプラクティスとして記事にまとめることでノウハウを共有することができます。
リファラル定着期
リファラル制度が活用されるようになり、風化させずに続けていきたい段階です。
社員が「うちは自然とリファラルが多く出る会社なんだな」となんとなく思っているかもしれません。この時期には、リファラルはただ自然発生しているのではなく、会社として引き続き本気でリファラルに取り組んでいくということを社員に伝えることが重要です。
5.協力者への賞賛
友人・知人に声を掛けてくれた社員の方に対して、みなさんの前で賞賛の気持ちを表す発信です。以下のようなタイミングで発信ができます。
- 紹介での入社が決まったタイミング
全社員に紹介するため、入社する人の挨拶の場を設けたり、社内報などで発信する会社さんも多いかと思います。
その際に、紹介してくれた人も一緒に紹介して、感謝を伝えましょう。
- 定期的な発信
入社にまでは至らなかったけれど友人・知人に声を掛けてくれた人に対しては、期間を区切って感謝を伝える機会を設けましょう。
月次で「今月のリファラル参加者」リストを作り、メールなどで共有することがお勧めです。
6.リファラル制度・会社改善の取り組み紹介
さらにリファラルを増やすために改善したことがある場合は、ぜひ社員のみなさんに共有しましょう。
リファラルの制度そのもの(紹介方法、選考方法など) の改善に限った話ではありません。
社員がもっと働きやすい環境作りや、やりがいをさらに感じられるような評価制度の見直しなど、「もっと紹介したくなる会社」を作るために実施したことを積極的に発信することが重要です。
このことにより、紹介したくなる会社作りがリファラルの活性化につながり、さらに紹介したくなるような改善の取り組みにつながるという良い循環に入れるはずです。
自社のフェーズの確認のやり方
自社がいまどのフェーズにいて、どの内容から着手すべきなのかよく分からない場合は、社員に対してアンケートを取ると良いでしょう。
リファラルについて社員がどのくらい認識しているか、関心を持っているか、アクションを起こしやすいと思っているかが把握できると、自ずと発信すべき内容が見えてきます。
失敗しないための方法
結論から申し上げると、社内協力率を高めることです。
リファラル採用における社員協力率とは、全社員のうち1回でもご友人を自社に誘ったことのある社員の割合を指します。
リファラル採用で一定の成果を出している企業様における社員協力率の平均的な値は以下の通りです。
中途採用：10％〜20％
アルバイト採用：20％〜30％
アルバイトの方が気軽に誘える、ということもあり、社員協力率は高くなる傾向があります。
では、この社員協力率が低かった場合の要因はなんでしょうか？
当社では、下記の3つの要因に分解できると考えています。
- リファラル採用の社内認知度 リファラル採用の制度があることをどのくらいの社員が知っているのか
- リファラル採用に対する社員の関心度合い リファラルの制度を知っているだけではなく、制度に関心を持って主体的に取り組んでいるのか
- 社員が紹介できる人脈範囲 社員が紹介できる人脈はどれくらいあるか
この3つの要因において1番重要なのは、「リファラル採用の社内認知度」です。
そもそも制度があることを知らなければ、関心を持つこともないですし、紹介できる人脈を考えることもないからです。
また、認知させるための施策が実際に興味関心を生む施策になるということも多いに考えられます。
社内認知度を高めるやり方
社内認知度を高める際のポイントは、「呼びかけの頻度とチャネル」です。
当社では、オンライン周知・オフライン周知・オンラインオフライン共通」という3つのチャネルに整理してご説明しています。
皆様もご自身の企業においてどれを実践できそうか、考えてみてください。
リファラル採用開始直後は、これらのチャネルを駆使して、継続的に複数回周知することを強くおすすめしています。
Google社では、G Suite導入による業務変革を促していく際に、「ルールオブセブン（※）」というマーケティング用語を活用しておりますが、リファラル採用の周知においても同様だと考えます。
※人は五感を通じて7回以上発信されないと、記憶として定着されないという考え
よくある例として、「リファラル採用を開始します！！」という告知を社内ポータルに掲示し、メールを送るだけ、という企業様がいらっしゃいます。
これでは、せっかく考えた制度も1ヶ月後には忘れ去られ、全く活用されなくなってしまいます。
効果の高いチャネル
ここから先は、効果の高いチャネルについて、詳細を説明します。
社内メール
お手軽にできるチャネルであるため、リファラル採用を実施している企業様のほとんどが活用しています。上記であげたように1回送るだけではなく、開始直後は最低でも1週間に1回は送るようにしましょう。
メールタイトルや本文も、毎回異なる内容にするのがベストです。
メール配信におけるポイントとしては、誰から配信するのかという点です。
人事から毎回メールを送るのではなく、営業部のメンバーであれば営業部長、開発であれば開発部長、といった現場社員に影響力のある方から配信するとメールの開封率、メール内のリンククリック率が格段に向上します。
成功事例インタビュー
こちらは、実際にリファラル採用に協力いただいた社員にインタビューを実施し、それを記事化し、各チャネルから配信、または冊子として配布する、というものです。
テーマとしては、「紹介した社員×紹介されて入社した人の対談」や「紹介したことのある社員を集めた座談会」 が挙げられます。
インタビューのポイントとしては、当たり前のことですが、誰をターゲットにするのかを明確にすることです。
営業メンバーを獲得したいのであれば、営業部のメンバーの対談にする、エンジニアを獲得したいのであれば、開発部のメンバーの対談にする、といったインタビュー設計が必要です。
ポスター
ポスターは周知をする、という点では非常に優れたツールです。
- リファラル採用によりどんなメリットがあるのか（インセンティブ）
- 紹介方法
- 紹介のルール
などが記載されたものが一般的ですが、自社でリファラル周知用にデザインしたキャラクターを用いたポスターを作成している企業もあります。
期間限定キャンペーン（友人との会食費用補助制度）などの告知もポスターで行うとより効果が高まります。
ポイントとしては、休憩室やトイレ、部内の壁など、オフィス内の様々な場所に掲示することです。目にする回数が増えれば増えるほど、認知度が高まるからです。
カード
社員がご友人を誘う際に活用できるカードはとても有効的です。
とある企業様の例ですが、カードの裏面にQRコードを用意し、ご友人がそちらを読み込むと応募フォームに遷移する、という導線を用意されています。
これであればご友人と会った際に気軽に誘えるようになりますし、対面でお話をした上で活用できますので、紹介された人が応募する率が格段に上がります。
社員1人1人にカードを配布することで、必ずリファラル採用制度について知ってもらうことができるのが1番のメリットです。
ポイントとしては、カードを使う場面を意識的にセッティングすることです。
ある企業様では、カード作成時に会食費用全額補助キャンペーンを実施して、カードを活用する場面を作り出し、素晴らしい成果を出しました。
リファラルBOOK
こちらは聞き慣れていないワードかもしれませんが、1番効果があると言っても過言ではありません。
リファラル採用の実施背景や協力依頼のメッセージ、実施する際の悩み事解消法などを1冊の本にまとめて、社員に配布します。
- 社長からのメッセージ
- どんな人材を求めているのか
- どのように皆はご友人を誘っているのか
- 自分たちの会社のいいところ
- 募集している職種の業務内容とポイント
などをリファラルBOOKに盛り込みます。
作成するための時間とコストはかかりますが、ポイントとしては、これを社員1人ずつ、上司などから直接手渡しで渡すことです。それにより、社員のリファラル採用に対する意識は大きく変わります。
協力したいけれど、そもそもどのようにご友人を誘ったら良いのか、会社のことをどのように説明すれば良いのかわからない、という方も多くいらっしゃいますが、その本をきっかけにそれらの悩みが引き出せたり、理解が進んだり、解決することもできます。
表彰会
リファラル採用に協力してくれた社員を表彰することで、リファラル採用制度について知ってもらうきっかけにもなりますし、自分も褒められたいと思わせることもできます。
表彰された人はもっと頑張ろう！と意気込んでさらに多くの人を紹介してくれるようになりますし、周りのメンバーにも積極的に声掛けをしてくれるでしょう。
ポイントとしては、月に1回の部署全体のミーティングや年に1回の全社会議など、なるべく多くの社員が集まるタイミングで実施することです。
表彰に向けて、メールやポータルなどで速報ランキングを定期的に周知すると、さらに盛り上がります。
おわりに
当社のコンサルタントも、ご支援先で社長や社員のみなさんへインタビューするなど、一緒に社員発信用コンテンツを作成することが多くあります。
その際には、お客様の会社の魅力に気付いたり、社長の思いがしっかりと社員のみなさんに伝わっていることが分かったりと、感激することもしばしばです。
ぜひ御社の魅力を伝える発信コンテンツ作りにご協力させてください。お困りの方はぜひ気軽にお問合せください。
