リファラル採用の紹介プロセスを可視化し、簡易化することによって中途採用での成果を最大化

クラウド会計ソフトナンバーワンである「freee」を展開するfreee株式会社。同社は、創業当初からリファラル採用を進めており、会社が拡大した今もなお、社員紹介を実施やすい環境づくりを実現しています。自社でリファラル採用を推進していた中でなぜRefcomeを導入したのか、その時に抱えていた課題は何か。さらには「楽しさ」を重視した社内施策から、信頼関係をもとにしたリファラル採用の取り組みについて、Recruitingチームの皆様にお話を伺いました。

創業時からリファラル採用を積極的に推進

___御社では創業時からずっとリファラル採用をされていたのですよね？

そうですね。創業時からリファラル採用をずっとやってきています。自分たちのメンバーは自分たちで集めたいねということを代表含めみんな思っています。経営陣の影響もありGoogleの良いところはそのまま引き継いでいることは多いかもしれませんが、Googleの取り組みにこだわっているわけではなく、freeeにとって良いと思う施策はどんどんトライしていきたいと思っています。

___創業時はリファラル採用が活発でも、従業員が20～30名くらいになると急にストップしてしまうケースが多いように思います。御社が社員紹介を続けられているのはなぜでしょうか？

私（栗林様）は20名くらいの会社規模の時からfreeeにいましたが、その頃も社員紹介は活発で、社員が友達を自然に呼びやすい環境でした。気軽に友達をオフィスに招待しやすいことがひとつの要素かもしれません。

もともと、リファラル採用の活性化というよりは、生産性を高めるために、自分らしくリラックスして働くことにこだわってオフィス設計をしていました。その延長線で、友達も自由に連れてきていいよというのは、創業初期からやっていました。

___ほかにも御社のこだわりがあれば教えてください。

自社Tシャツは代表のこだわりから生まれました。シリコンバレー系のベンチャー企業では、自社Tシャツを着ている企業が結構多いので、発想の根幹はそこだったのではと思います。

そういったこだわりの背景には「楽しく仕事をしないと生産性は上がらない」という考えがある気はします。先ほどお話ししたリラックスできるオフィス設計も生産性を上げるためです。自社のTシャツを作って着るというのも楽しいですよね。楽しい状態だと生産性が高くなる。そういうのが大元にあると思います。

___なるほど。ちなみに、Tシャツを作っても着るのは社長だけとかあると思うんですが、freeeでは多くの方が着ていらっしゃいますよね。その差は何でしょうか？

単純に、Tシャツのデザインを気に入っている社員が多いんじゃないかな、と感じています。あとは、Tシャツを作ってもセミナーとかでしか着ない、という会社さんが多いとは思うのですが、あまり仕事とプライベートを分けずに、「ワークライフインテグレーション」を意識して、仕事もプライベートも両方楽しもうよ、という考え方を大事にしていることも、影響しているかもしれないですね。

Tシャツに関しても、オフィスの取りやすいところに置いてあって、着用にもあまり決まりがないんです。パジャマで着るのはNGだよ、ということくらい。それ以外はOKでみんないつでもサクッと着られるようになっています。

___いろいろな種類があって、本当に素敵なデザインですよね。ちなみにTシャツを作るチームがあるのですか？

Member Success Groupという組織作りや環境づくりをしているチームが毎年企画しています。実はシーズン毎にデザインのマイナーチェンジをしていて、みんなが「着たい」と思えるTシャツ作りに注力しているんですよ。今年は公募制でスウェットの制作も進めているところです。

社員が我が家のように友人をオフィスに招待する文化創り

___Tシャツにスウェットとはすごいですね。そこまでやるのは、この施策が「楽しさ」を生むものだからでしょうか？

「メンバーが楽しく働ける環境を整えることが、結果的にはフラットな組織や生産性の高いチームを生み出す」と経営陣が考えているということもあると思います。リファラル採用に関しても、社員に数字を追わせるのではなく、紹介してくれた社員を表彰するなどをすることで、「リファラル採用はすごく良い影響があるのだな」ということを社員が理解して、自発的にやってもらうといったことを意識しています。

ちなみに、会社に来てくれた方に、自社Tシャツをカジュアルに差し上げています。ご訪問・ご見学の記念ということで。さらには、「asobiba」と呼んでいる社内のカフェラウンジでは、夕飯として無料支給のお弁当が食べられるのですが、連れてきた友達も一緒に食べていいよとか。

___まるで自分の家に迎え入れるような感じですね。

はい。採用の一環でカジュアル面談を行うこともあると思うのですが、弊社の場合は、気軽にオフィスに連れてきてカジュアルにfreeeのことを知っていただく機会を設けています。気がついたら知らない人がオフィスで卓球をやっていることもあります。
やはりホームページの文面だけだと伝わりきらないことも多いので、実際来ていただくことが、「どういう雰囲気なのか」を知る一番良い機会だと思います。自社でMeet upイベントを開催して、実際にオフィスを見に来ていただくきっかけを作るということもやっていますね。

そういったことをやっていると、従業員から「紹介したい人がいるんですけど、どこかポジションないですか？」と聞かれたりするようになるんです。そこから、一度キャリア相談をしてみよう、という感じで、カジュアルに仲間の紹介をしてもらえることが増えていったなと思います。

「数値の可視化」「社員の紹介プロセスの簡易化」を実現

___自社で様々なリファラル採用の施策を推進される中、Refcomeを導入されたのはなぜでしょう？

一つは、「数値の可視化によるPDCAの確立」をしたいと考えたからです。「どの社員が積極的にご友人に声掛けしてくれているのか」「どのポジションで応募が増えているか、足りていないか」「どの部署でのリファラルが多いか」といった情報がリアルタイムで把握できることで、効果的にPDCAを回していけるようになります。

また、リアルタイムな状況把握ができることは、社員に対してリファラル採用の周知をする上でも役立つと考えています。この1、2年で新しい社員が200人くらい入社してくださる中で、「改めてリファラル紹介って大事だよね」と啓発する必要性が出てきました。なぜなら、社員紹介は会社が大きくなるにつれて、何もしないと徐々に行われなくなってしまうと思うからです。なので、社員紹介の大切さを発信するのと同時に、リアルタイムな採用状況も社内に発信し、現状を伝えていくことが必要だと感じています。

もう一つは、「社員の紹介プロセスの簡易化」をしたいと考えたからです。社員にとっても、具体的に紹介したい友人がいたとして、人事に紹介するのは手間がかかるものです。社員に「大変そう・・・」と思われると、どんな施策も促進されません。

そこで、Refcomeを使うことで、社員が友人に「特別な招待ページ」を送るだけで、紹介作業が完結できるようにしました。友人のメールアドレスや電話番号を聞いて人事に共有するといった社員の手間を減らすことで、リファラル採用を活性化することが狙いでした。

ちなみに、社員紹介って大きい会社では珍しいと思うので、入社のタイミングで「うちには社員紹介という制度があるんだよ」と話していますね。入社初日には、Refcomeのツールも紹介しています。

___Refcomeの導入でどのような効果がありましたか？

Refcomeを活用したリファラル採用を行うことで、社員への紹介依頼をはじめとしたオペレーションを統一でき、効率性が高まりました。

社員への紹介依頼は意外に手間がかかります。また、紹介を依頼したい募集ポジションも様々であるため、Refcomeを使うことでポジションごとに紹介協力を周知できる点は助かります。社員に紹介依頼をする際にも、LINEやFacebook、メール配信など、社員にとって使いやすい手段を選んで依頼できるので非常に便利です。

社員と採用チームの信頼関係こそがリファラル採用を活発にする秘訣

___リファラル採用を活性化するために、他に行なっていることはありますか？

社員のみんなに「リファラル採用の採用決定率が高いこと」を伝えています。やみくもに「楽しいからみんなおいで」ではなく、生産性におけるメリットもきちんと伝えています。

___リファラル採用の採用決定率の高さは、社員の方が聞いてもびっくりされますか？

そうですね。やはり決定率が他の手段と全然違いますので。働いている社員が一番自分の会社のことを知っていますから決定率が上がるのは必然だと思います。採用人物像を伝えた上で、社員が「自分の友達は、合うと思う」と紹介してくれるときのマッチ度は、非常に高いと実感していますし、信頼しています。

___社員の方にリファラル採用のお願いをする際に、伝え方で意識していることはありますか？

私はよく朝会で発信するのですが、「紹介してくれたお陰で採用が決定しました！ありがとうございます！」と発表した後に、でも「まだこのポジション足りないです。」ということを必ずセットで伝えています。そうすると、紹介してくれた方も喜んでくれますし、有難いことにまた別の友人を紹介してくれるといったことも多々あります。

___感謝の気持ちを伝えるということは、大事ですね。

そうですね。あとは、伝え方についてですが、1on1の方が話しやすい場合もありますね。ゆっくり話すことによって、「実はfreeeに興味を持っている人がいて…」という話が出てきたりします。なので、「全体に発信する」のと「1on1でしっかり話す」という2つの方法が良いと感じています。

もちろん、1on1はリファラル採用のためだけではなく、「入社後に楽しく働けていますか？」「困ったことないですか？」というコミュニケーションの一つで行なっています。というのも、現場のメンバーと話していると理想の組織について話すことが多いんですね。理想の組織を考えたときに、「こういう人いたらいいよね！」と盛り上がるんですよ。「だったらそういう人、いなかったかな？あの人、知り合いいるんじゃない？」ってみんなで会話をする中で、派生的に自分のプライベートの交友関係に思いをはせてもらう。そこから1ヶ月後くらいに紹介してくれたりすることもありますね。

___1on1がきっかけでリファラル採用につながっているのですね。

紹介しようと思う人って、大切な友達だったり、大切な同僚じゃないですか。そう考えると、リクルーターが信頼されていることがとても大事だと思うので、社員一人ひとりとの関係性を大切にしていきたいと考えています。信頼してもらってこそ、紹介が活発になるとと思いますね。

___リファラル採用を活性化する秘訣は、「信頼」が一番大事なのかもしれませんね！御社には「思わず友達を家のように招待したくなる会社創り」を中心として、社員と採用チームの皆さんの信頼関係によって築かれているリファラル採用があることを知ることができました。本日はありがとうございました。

ご一読いただきありがとうございました。
下記、参考記事ではリファラル採用に成功している企業の事例を解説しています。
是非、こちらもご一読ください。

参考記事：
リファラル採用を成功している企業10社の事例を解説