リファラル採用とは
人材採用の手法として注目を集めているリファラル採用。これは、自社の社員が知人や前職の同僚など信頼できる人材を紹介する採用方法です。一般的な採用手法と比べて、入社後の定着率が高く、採用コストを抑えられるというメリットがあります。
リファラル採用の重要性と現状の課題
「優秀な人材を採用したいが、求人広告では思うような応募が来ない」「採用コストが高騰している」といった悩みを抱える企業が増えています。リファラル採用は、そんな採用市場の課題を解決する有効な手段として注目されています。
しかし、リファラル採用を実践している企業からは、「管理が煩雑で人事部門の負担が大きい」「社員の協力を得るのが難しい」といった声も聞かれます。これらの課題を解決するのが、リファラル採用ツールなのです。
工数削減の必要性
多くの企業では、リファラル採用の管理にExcelやスプレッドシートを使用しています。しかし、この方法では情報の更新や共有に時間がかかり、人事部門の大きな負担となっています。特に、紹介者・被紹介者の情報管理、選考の進捗管理など、複数の作業を手作業で行う必要があります。
このような状況を改善し、より効率的にリファラル採用を推進するために、専用ツールの導入が不可欠となっているのです。
リファラル採用ツール導入のメリット
リファラル採用ツールを導入することで、企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。主に3つの観点から、その効果を見ていきましょう。
作業工数の大幅な削減
最も分かりやすい効果が、人事部門の作業効率化です。これまで手作業で行っていた情報管理や進捗管理が自動化され、作業時間を大幅に削減できます。
また、専用ツールの導入により、これまでExcelやスプレッドシート、社内共有フォルダなど複数のシステムで分散管理していた情報を一元化できます。紹介者・被紹介者の情報や選考状況、面接日程などがシステム上で統合管理されることで、情報の検索性や正確性が向上し、各種レポートの作成も自動化できます。これにより人事部門は、データ入力や更新作業などの管理業務から解放され、採用戦略の立案や候補者とのコミュニケーションといった、より付加価値の高い業務に時間を割くことが可能になります。
採用効率の向上
ツールの導入は、採用プロセス全体の効率向上にもつながります。応募者の情報を正確に把握し、選考の進捗状況をリアルタイムで確認できるため、採用までのリードタイムを短縮できます。
また、データの蓄積により、どのような属性の社員からの紹介が成約につながりやすいか、といった分析も可能になります。これにより、より効果的なリファラル採用戦略を立案できるようになるのです。
リファラル文化の醸成
ツール導入の効果は、業務効率化だけにとどまりません。社内全体のリファラル採用への参加意識も大きく向上します。特に、紹介状況や選考の進捗が可視化されることで、社員の紹介意欲が高まるケースが多く見られます。
「知人を紹介したものの、その後の状況が分からない」という不安を解消できるため、社員は安心して紹介活動に参加できるようになります。また、成功事例を共有することで、「自分も紹介してみたい」という前向きな雰囲気が生まれやすくなるのです。
ツール選定時に注目すべき機能
リファラル採用ツールの導入を検討する際、どのような機能に着目すべきでしょうか。ここでは、特に重要な4つの機能について詳しく見ていきます。
リファラル管理機能
ツールの基本となるのが、リファラル案件を一元管理する機能です。紹介者と被紹介者の情報、紹介ポジションの情報、選考状況など、これまで複数のツールで管理していた情報を一箇所で把握できることが重要です。
リファラル管理機能の核となるのは、社員の紹介活動を促進・支援する仕組みです。通常の採用管理システムとの大きな違いは、紹介者である社員を起点とした管理の仕組みにあります。社員が使いやすい紹介の仕組みと、紹介後のフォローアップを一元的に管理できることで、より活発なリファラル採用の実現が可能になります。
通知機能
効率的な情報共有を実現する上で、通知機能は非常に重要な要素となります。選考の進捗状況や次のアクションについて、関係者に適切なタイミングで自動通知できることで、コミュニケーションの円滑化が図れます。
例えば、「紹介者に選考の進捗ステータスを共有する」「候補者に連絡がつかなかった紹介者に一定期間経過後に再度声かけを依頼する」といった業務を自動化できれば、人事担当者の負担を大きく軽減できます。また、社員が使い慣れているSlackなど、既存のコミュニケーションツールと連携できる機能があれば、より活用がスムーズになるでしょう。
各種ツール連携機能
多くの企業では、すでに人事システムや採用管理システムを導入しています。新たに導入するリファラル採用ツールが、これらの既存システムと連携できるかどうかは、非常に重要なポイントとなります。
データの二重入力を防ぎ、業務効率を最大化するためにも、自社が利用している主要なシステムとの連携が可能なツールを選択することをお勧めします。特に、採用管理システム（ATS）との連携は、選考プロセス全体の効率化に大きく貢献します。
分析・レポート機能
データに基づいた採用戦略の立案・実行を可能にするのが、分析・レポート機能です。単なる数値の羅列ではなく、リファラル採用の効果を社員や経営層に分かりやすく説明するためにも、充実した分析機能は欠かせません。
具体的には、以下のような指標を可視化できることが望ましいでしょう。
- リファラル採用の成約率・歩留まり
- ポジション別の紹介状況
- 各社員の紹介件数
最適なツールの選び方
では、実際にツールを選定する際は、どのようなステップで進めればよいのでしょうか。ここでは、ツール選定成功のためのポイントを詳しく解説します。
自社の課題を明確にする
まず重要なのが、自社のリファラル採用における課題の洗い出しです。「管理工数を削減したい」「社員の紹介意欲を高めたい」「データに基づいた採用戦略を立てたい」など、優先順位をつけて整理することで、必要な機能が明確になります。
この際、人事部門だけでなく、現場の管理職や実際に紹介活動を行う社員の意見も積極的に取り入れることをお勧めします。様々な立場の意見を集約することで、より実効性の高いツール選定が可能になります。
重要視する機能の洗い出し
自社の課題が明確になったら、次は必要な機能を具体化していきます。リファラル採用ツールには先ほどもご紹介したとおり様々な機能が搭載されていますが、すべての機能が自社にとって必要とは限りません。むしろ、必要以上に高機能なツールを選択すると、かえって運用が複雑になってしまう可能性があります。
例えば、社員の紹介意欲向上を主な目的とする場合は、社員が使いやすい紹介インターフェースや、紹介状況の可視化機能を重視します。一方、採用業務の効率化が目的であれば、既存の採用システムとの連携機能や、充実した分析機能を優先することになるでしょう。
予算とのバランスを考える
ツールの価格体系は、大きく分けて以下の3つのパターンがあります。
- 従業員数に応じた従量課金
- 採用成功報酬型
- 上記のハイブリッド型
自社の採用計画や予算に合わせて、最適な料金プランを選択することが重要です。ただし、単純な初期費用や月額費用だけでなく、以下の観点も考慮に入れる必要があります。
- オプション費用の有無（社員のオンボーディング代行や社内広報記事作成代行など）
- サポート体制の充実度
- 機能アップデートの頻度
- スケーラビリティ（将来の拡張性）
主なリファラル採用ツール
リファラル採用ツールは、大きく3つのカテゴリーに分類できます。それぞれの特徴を見ていきましょう。
リファラル特化型ツール
リファラル採用に特化した専用ツールです。リファラル施策の運用に必要な機能が充実しており、社員の紹介活動を促進する様々な仕組みが実装されています。
Refcome：分かりやすい操作感でリファラル施策に必要な全機能をカバー
リファラル採用の成否を分けるのは、いかに社員を効果的に巻き込めるかどうか。多くの企業がツール導入に二の足を踏む理由の一つが、複雑な操作方法による社員や現場担当者への浸透の難しさです。その点、Refcomeは直感的なUIを採用し、社員の負担を最小限に抑えることで、スムーズな社内展開を実現。正社員採用だけでなく、飲食・サービス業のアルバイト採用にも広く活用されています。
また、候補者向けポータルサイト機能を搭載しているのが特長です。これにより、候補者は紹介された求人だけでなく、自身で興味のある求人を検索・応募することが可能。採用機会の最大化につながります。
さらに、タレントプール機能も充実しており、応募者情報の一元管理に加え、紹介社員・人事・面談担当者間でコメントや予定を共有可能。候補者の状況や意向を関係者全員で把握することにより、適切なタイミングでの連絡や一貫性のある対応が実現でき、社員・候補者双方に寄り添った採用プロセスを実現できます。
初期費用・月額料0円の成果報酬プランも用意されており、導入時のリスクを抑えられるのも特徴です。
提供会社：株式会社リフカム
MyRefer：IT業界に強くユニークな機能を多数搭載
パーソルグループから独立したMyReferは、DODAなど採用媒体運営のノウハウを活かし、特にIT業界の正社員採用に強みを持つリファラル採用ツールです。
基本的なリファラル採用機能に加え、応募者とのチャットや協力社員へのギフト送付など、ユニークな機能を備えています。また、詳細なレポーティング機能により、リファラル採用の進捗管理や効果測定が可能です。
提供会社：株式会社TalentX
リファ楽：LINE活用によりシンプル・お手軽・低価格
リファ楽は、独自のアプリケーションを必要とせず、LINE公式アカウントを活用したリファラル採用ツールです。社員が普段から使い慣れているLINEを通じて求人情報の共有や候補者への紹介が完結するため、新たなアプリのインストールや操作方法の習得が不要です。
導入コストは月額5万円（別途、LINE公式アカウント費用）と、比較的低価格に設定されています。システム面での複雑さを排除し、LINE上で完結する手軽な仕組みは、特に新卒採用やアルバイト採用での活用が期待できます。
提供会社：オンサイト株式会社
採用管理システム（ATS）搭載型
既存の採用管理システムにリファラル機能が追加された形のツールです。採用業務全体の一元管理が可能です。
HERP Hire：デジタル人材採用で人気のATS
デジタル人材採用に特化した採用管理システムの一機能としてリファラル採用をサポート。特徴は「スクラム採用」と呼ばれる、経営陣・人事・現場が一体となった採用プロセスの実現です。SlackやChatworkとの連携により、関係者間でリアルタイムな情報共有が可能。
職種ごとの採用進捗や経路別の応募実績、通過率などを瞬時に可視化し、効率的な採用活動を支援します。候補者とのやり取りはタイムラインに集約され、一元管理による迅速な意思決定を実現。採用管理システムとしての総合力が強みです。
提供会社：株式会社HERP
ビズプラ採用管理 リファラル採用：多様なチャネルからの応募を一元管理
ビズプラ採用管理は、採用ホームページ、求人広告、indeed、Googleしごと検索など、多様な採用チャネルからの応募データを自動で一元管理できる点が特徴で、そこにさらにリファラル採用応募を加えることが可能です。
Web面接や動画選考といったATSならではの便利機能も備えており、包括的な採用プロセスの実現が可能です。
提供会社：株式会社フューチャート
SNS型
社員のSNSネットワークを活用し、より自然な形でリファラル採用を促進するツールです。社員と友人のつながりを可視化することで優秀な人材を発掘でき、主にスタートアップで多く取り入れられています。
YOUTRUST
YOUTRUSTは、10万人以上が登録するキャリアSNSとして、従来のリファラル採用の枠を超えた人材アプローチを実現します。社員の友人だけでなく、その先のつながりまで広がるため、より広範囲な人材プールにアクセスが可能です。
Slackとの連携により、候補者の転職・副業意欲を4段階でリアルタイムに可視化し、最適なタイミングでのアプローチを可能にします。
提供会社：株式会社YOUTRUST
Eight Career Design
Eight Career Designは、名刺管理アプリ「Eight」で収集された名刺情報という独自のデータベースを活用し、転職サービスには登録していない潜在的な優秀人材へのアプローチを可能にします。
候補者のログインやプロフィール更新などのアクティビティを可視化し、最適なタイミングでの採用活動を支援。社員とのつながりが確認できる人材に絞ったスカウトメール配信により、効率的な採用活動を実現します。
提供会社：Sansan株式会社
成功事例から学ぶツール導入の効果
導入企業の成功ポイント
リファラル採用ツール導入に成功している企業では、主に以下のような取り組みが見られます。
プロジェクトオーナーの設置
人事部門だけでなく、現場の管理職や経営層を巻き込んだ推進体制を構築しています。特に導入初期は、部門間の調整や社内への浸透を担う責任者の存在が重要です。
ファインディ株式会社では、リファラル推進担当者を中心に、経営陣が全面的にバックアップする体制を構築。全社定例での定期的な時間確保や、経営陣自らが率先して協力する姿勢を見せることで、全社的な取り組みとしての認識を醸成しています。また、採用担当との密な連携や評価制度の工夫により、持続的な推進体制を実現しています。
段階的な浸透戦略
全社一斉導入ではなく、以下のようなステップで段階的に展開することで、スムーズな導入を実現しています。
Step 1: 特定部署・チームでのトライアル実施
Step 2: 成功事例の横展開
Step 3: 全社展開と定着化
継続的なコミュニケーション
単にツールを導入するだけでなく、以下のような取り組みを通じて、社内の関心を維持しています。
- 経営層からのメッセージ発信
- 紹介成功者のストーリー共有
- 定期的な利用状況のフィードバック
freee株式会社では、朝会での採用決定報告と新規募集ポジションの共有を併せた全体発信に加え、1on1での丁寧な対話を実施。社員との信頼関係構築を重視し、理想の組織像について語り合う中から自然な紹介を促すアプローチで、持続的な紹介活動を実現しています。
導入後の具体的な成果
実際にリファラル採用ツールを導入して成果を得られた企業の事例を、3つの観点からご紹介します。
紹介プロセスの効率化
新卒採用でリファラルを活用している三井不動産リアルティ株式会社では、Refcomeアプリの導入により、内定者・選考通過者のコンテンツ閲覧状況や開封履歴を可視化。従来のメール・電話中心の非効率なフォローから脱却し、関心度に応じた効果的なアプローチを実現しています。
データドリブンな施策運営
店舗アルバイトスタッフの社員登用をRefcomeで推進する株式会社コロワイドでは、紹介者である店長やマネージャーの行動データを活用し、根拠に基づいた紹介依頼活動が可能に。社員登用率は前年比約2倍に向上し、現場からの求人改善提案も増加するなど、具体的な成果を上げています。
リファラル文化の定着
SB C&S株式会社では、QRコードによる簡単な紹介プロセスが整備できたことにより、日々新たな紹介が生まれる環境を実現。また、入社者インタビューなどの記事コンテンツを定期的に配信し、紹介がどのように採用につながったかを共有することで、社員の紹介意欲向上と文化定着を促進しています。
上司・経営層への提案を成功させる方法
リファラル採用ツールの導入は、単なるツールの追加ではなく、組織の採用戦略を変革するプロジェクトです。そのため、上司や経営層への提案は、現状の課題から将来のビジョンまでを網羅的に示す必要があります。ここでは、提案を成功に導くための具体的なポイントを解説します。
提案資料作成のポイント
上長への提案では、事業課題の解決という文脈でツール導入を位置づけることが重要です。具体的には以下のような流れで説明します。
- 事業上の背景：「来期は事業拡大に伴い採用数を○倍に増やす必要がある中、リファラル採用の重要性が高まっている
- 課題：「現状、リファラル採用の運用に週○時間もの工数がかかっている。また、データ分析ができていないため、効果的な施策立案もできていない」
- ツール導入による解決イメージ：「管理工数が週○時間程度まで削減され、より多くの紹介案件に対応可能になる」「データに基づく施策改善で、リファラル採用比率を○%まで高められる」
こうすることで、採用力強化と採用コストの最適化を同時に実現できることを訴求します。
ROI（投資対効果）の説明ポイント
ツール導入の投資判断において、最も重要となるのが投資対効果の説明です。ここでは具体的な数値とともに、短期・中長期の効果を分けて説明することが重要です。
短期的な効果の例
初期投資：○万円（初期設定費用、導入支援費用含む）
年間ランニングコスト：○万円
想定される効果：
・工数削減効果（月○時間×12ヶ月＝年間○時間の削減）
・人件費換算（○時間×○円＝○万円相当）
中長期的な効果の例
《1年目》
リファラル採用比率：○%→○%（○件増加）
採用単価削減：1件あたり○万円×○件＝○万円削減
初年度ROI：▲○万円
《2年目以降》
リファラル採用比率：○%→○%（さらに○件増加）
採用単価削減：1件あたり○万円×○件＝○万円削減
2年目ROI：+○万円
このように、具体的な数値を示しながら、2年目以降の投資回収の見通しを示すことで、説得力のある提案が可能になります。
導入までのスケジュール
最後に、以下のように具体的な導入スケジュールを示すことで、プロジェクトの実現可能性をイメージできるようにします。
スケジュール例
①準備期間（1ヶ月）
- プロジェクトチーム組成（人事2名、情報システム1名）
- 導入要件の確定
- 運用フローの設計
②トライアル導入（6ヶ月）
- 対象：エンジニア採用を強化中の開発本部（150名規模）
- 目標：リファラル採用月1件から3件へ増加
- ツールの利用状況や課題を週次で確認
③効果検証＆改善（3ヶ月）
- 運用面の課題抽出と改善
- 社内規程やインセンティブ制度の調整
- 全社展開に向けた説明資料の作成
④全社展開（3ヶ月）
- 全従業員への段階的な展開
- 部門ごとの説明会実施
- 利用促進施策の展開
このように、具体的なマイルストーンを示すことで、経営層の理解を得やすくなります。特に、トライアル導入を通じて小さな成功事例を作り、その結果を基に全社展開するアプローチは、確実に成果を出せる計画として評価されやすいでしょう。
まとめ：最適なツールでリファラル採用を加速しよう
リファラル採用は、採用手法の一つとしてだけでなく、組織全体のエンゲージメント向上にもつながる重要な取り組みです。その効果を最大限に引き出すためには、適切なツールの選定と運用が鍵となります。
本記事の要点振り返り
リファラル採用ツールの選定・導入において、以下のポイントを押さえることが重要です。
ツールの選定は目的に応じて
- リファラル特化型：専用機能が充実し、社員の紹介活動を促進
- ATS搭載型：既存の採用管理と一元化が可能
- SNS型：従業員のネットワークを活用した自然な紹介を実現
導入成功のポイント
- プロジェクトオーナーの設置による全社的な推進
- 段階的な展開による確実な社内浸透
- 継続的なコミュニケーションによる活性化維持
期待できる具体的効果
- 紹介プロセスの効率化による人事部門の工数削減
- データに基づく施策立案と効果測定の実現
- 日常的なツール活用によるリファラル文化の醸成
上司・経営層への提案ポイント
- 事業課題との紐付けによる必要性の説明
- 具体的な数値に基づくROIの提示
- 段階的な導入計画による実現可能性の提示
ネクストアクションへの提案
本記事を読んだ後は、以下のステップで取り組みを進めることをお勧めします。
- 現状把握（自社のリファラル採用における課題の整理、必要な機能の洗い出し、既存ツールの棚卸し）
- 情報収集（各ツールの詳細な機能比較、導入企業の事例研究、デモ環境での機能確認）
- 社内調整（関係部門との協議、導入計画の策定、経営層への提案準備）
リファラル採用ツールは、導入自体が目的ではありません。採用力の強化と、より良い組織づくりのための手段として、戦略的に活用することが重要です。本記事を参考に、自社に最適なツール選定と導入を進めていただければ幸いです。
