Refcome(リフカム)- リファラル採用を活性化するクラウドサービス

紹介したい会社作りを加速させるメディアReferral Insight

社員の定着

1on1がもたらす効果とは?ミーティングの進め方と注意点を解説

2019.1.17#エンゲージメント

1on1ミーティングは、上司と部下がよりお互いのことを理解できるように考案された、新しいミーティング手法です。

大手企業の「ヤフー」がこの手法を導入したことで、大きな注目を集めました。

一体、1on1ミーティングとはどんな手法なのでしょうか。

今回は、1on1ミーティングがもたらす効果や、1on1ミーティングの主な目的などを解説していきます。

非常に魅力的な手法ですので、興味がある人は参考にしてみるとよいでしょう。

1.1on1の仕組み

まずは、1on1ミーティングの仕組みについて知りましょう。

1on1がどんなものであるかについて知れば、その後の理解が深まります。

また、より明確に知識を得られるように、1on1ミーティングが採用されることが多くなった背景なども見ていきましょう。

1-1.1on1ミーティングとは何か

1on1ミーティングとは、上司と部下が定期的に1対1で行うミーティングのことを指します。

といっても、企画会議のようなものではありません。

仕事で発生した出来事や問題について、上司と部下が共有するのです。

たとえば、部下は仕事上の悩みや不安を上司に相談し、その報告を受けた上司が解決のためにアドバイスを行うというような形を取ります。

もちろん、マイナスな情報ばかり共有するわけではありません。

部下の成果や新しい目標などのプラスの要素も共有し、より仕事をうまくこなせるように活かすのです。

部下が仕事を通して得た経験を内省し、上司から適切なフィードバックを受けることでより成長することが、1on1ミーティングの狙いと言えるでしょう。

1-2.1on1ミーティングが増えた背景

企業の組織開発や人材開発によるニーズが高まったことが、1on1ミーティングが増えた背景にあります。

企業運営を円滑に行うためには、人材一人ひとりの能力向上が欠かせません。

そして、一人ひとりの社員をより活躍させるには、個人レベルで仕事に関する意識を変える必要があります。

1on1ミーティングで一人ひとり丁寧に教育や相談を行うことによって、仕事のやる気や効率をアップさせることができるのです。

また、社員一人ひとりの働き方改革が、ひいては会社全体の組織開発につながります。

個人の能力の向上と、組織としての相互作用をマネジメントすることが大切な企業運営において、1on1ミーティングは大きな効果を発揮するのです。

2.1on1ミーティングがもたらす効果

1on1ミーティングはさまざまな効果をもたらしてくれます。

たとえば、信頼関係や相互理解の向上、能力やモチベーションの向上、離職率の低下などです。この段落では、これらの要素について、詳しく解説していきます。

2-1.信頼関係や相互理解の向上

企業という組織を成り立たせるには、社員同士の行動や考え方をある程度お互いに把握する必要があります。

上司が部下の行動を放任していては、部下が間違った行動をとってしまい、思わぬ損害を企業に与えてしまうかもしれません。

上司と部下の連携が取れていることは、企業運営には欠かせない要素なのです。

1on1ミーティングを定期的に行うことで、上司と部下の距離が縮め、信頼関係を構築することができます。

普段の業務だけでは把握できないお互いの性格や家庭の事情、健康状態を知ることで、相互理解を促すことができるのです。

さらに、上司が1on1ミーティングで日々変わっていく現場の状況を把握することで、現場の理解にもつながります。

2-2.能力やモチベーションの向上

1on1ミーティングは、能力や仕事に対するモチベーションを上げる役割も担っています。

仕事に慣れてくると、何となく業務を行ったりやる気がなくなったりする可能性があるでしょう。

1on1ミーティングをすることで、さらに成長するためにはどんなことをすればいいのか、課題を克服するためにはどうすればいいかが明確になります。

ただなんとなく業務をこなすだけではなく、より効率的に成長できる環境を作り出すことができるのです。

また、部下が自分自身の口から悩みや抱えている問題を話すことで、自分の本質的な強み弱みに気づくことができます。

より自分という人間を知ることで、強みを伸ばしたり弱みを克服したりするためのヒントを得ることができるのです。

2-3.離職率の低下

1on1ミーティングによって、社員の離職率を下げることも可能です。

社員が離職する理由のなかで大きな割合を占めるのが、人間関係です。

人間関係が悪くなることによって職場になじめなくなったり仕事に集中できなくなったりして、最終的には会社自体を辞めてしまうのです。

1on1ミーティングを導入すれば、社員同士のコミュニケーションを活発にして職場の雰囲気を良好にすることができます。

上司と部下の間に信頼関係を築くことができれば、職場全体の空気を変えることができるでしょう。

雰囲気のよい職場は社員に働き甲斐や充実感を与えます。人間関係が良好になることで仕事により集中できるようになり、離職率の低下につながるのです。

3.1on1ミーティングを行う際の事前準備

1on1ミーティングを行う前に、いくつか準備しておかなければならないことがあります。

1つは目的を明確にすること、もう1つは、話す内容を決めておくことです。

準備をするかどうかで実際のミーティングの質が大幅に変わるので、詳しく確認していきましょう。

3-1.目的を明確にする

まず、上司は1on1ミーティングを実施する意図、その効果をしっかりと理解しておく必要があります。

意見を聞く側の上司の準備が中途半端だと、適切なフィードバックを部下に返すことができません。

まずは、上司が1on1ミーティングの目的を把握することが大切です。

そして、部下にも1on1ミーティングの目的は何かをはっきりと伝えましょう。

上司と部下の相互理解や自分の経験を振り返って成長につなげることがミーティングの目的だということを伝え、そのつもりで話し合いに臨んでもらうことが重要です。

1on1ミーティングはただの業務の一環ではなく、部下自身にとっても非常に価値のあるものであることを知ってもらいましょう。

3-2.話す内容を決めておく

1on1ミーティングで話すべき内容は、仕事で得た経験について、そして将来の目標や要望についてです。

もちろん、仕事に関する悩みやプライベートについてなどを話すことも大切ですが、まずはこの2つを優先して話し合いましょう。

3-2-1.仕事で得た経験について話す

たとえば、仕事の失敗について話す場合は、どうして失敗したのか、原因を追求します。

失敗した原因がわからないまま放置してしまうと、何度も同じ失敗を繰り返してしまうでしょう。

そして、同じ失敗を何度もしてしまうと、仕事が嫌になったり自分に自信がなくなったりしてしまいます。

部下が落ち込んでしまわないように、上司はしっかりと部下の失敗について考え、その原因をはっきりさせなければなりません。

また、失敗から学んだものは何か、反省すべき点は何かということも、部下と一緒に考えましょう。

失敗の原因がわかったら、次はどのような対策を立てて仕事に打ち込んでいくかを話し合うのです。

部下が仕事で得た経験を上司が話を聞くことで共有すれば、部下が新たなステップに進むことができるでしょう。

3-2-2.将来の目標や要望について話す

将来の目標や要望について話すことで、より仕事に対してどんな態度で臨めばよいのかが明確になります。

まずは、自分が将来どのような仕事をしたいのかを上司に話しましょう。

自分のキャリアプランを上司に把握してもらうことで、より正確に思い通りの進路に進める可能性が高くなります。

また、現状の仕事についてどう思っているかも伝えましょう。

今取り組んでいる仕事について不満や不安を感じていることがあったら、素直に話すことが大切です。

自分の目標や要望を伝えたら、今度はどのようなサポートを望んでいるかを伝えます。

部下の積極的な態度を見れば、上司も惜しむことなく協力してくれるでしょう。

また、目標の進捗情報を伝え、上司から適宜アドバイスを貰うことも重要です。

4.1on1ミーティングの進め方

まずは、軽い雑談から始めることが大切です。また、部下が話しやすいように、上司は積極的に質問を投げかけてあげましょう。

さらに、話した内容はミーティングの最後に振り返ることも重要です。

ここでは、1on1ミーティングを円滑に進める方法を紹介します。

4-1.軽い雑談から始める

1on1ミーティングを始めたら、まずは部下が気楽に話をできるように、雰囲気を和ませましょう。

上司と部下が1対1で話すとなると、雰囲気が硬くなりがちです。

緊張感のある空気を作ってしまうと、部下が思ったように発言できなくなってしまうかもしれません。

最初は軽い雑談から始めて、話しやすい空気を作りだしましょう。

話しやすい雰囲気を作るには、柔らかい表情で接することが大切です。

上司が硬い表情をしていると、部下は緊張してしまいます。

ミーティングの際は柔らかい表情や態度で部下と話し、時には相槌を打つなどして相手の話をしっかり聞いていることを示しましょう。

また、話すときは相手の目をしっかりと見て話すことが重要です。

4-2.部下が話しやすいように上司は質問を投げかける

1on1ミーティングの際は、基本的に部下の意見を尊重する必要があります。

このミーティングは部下のための時間なので、上司が一方的に話しかけるのは適切ではありません。

だからといって、部下に話をさせるだけだと1on1ミーティングの効果を得ることはできないでしょう。

投げかける質問の数や部下に話をさせる時間のバランスを考えることが大切です。

話す内容を決めるときは部下に判断を委ねるなどすれば、適度に部下の主体性を保つことができるでしょう。

また、よりミーティングの質を高められるように、部下の表情や仕草などから真意を読み取れるように心がけることが大切です。

4-3.話した内容を振り返る

話し合った内容を振り返ることも、1on1ミーティングには欠かせません。

ミーティングの終わりには、必ず上司が部下と話し合った内容を再確認し、フィードバックを行いましょう。

ミーティングの途中はお互い実のある話ができたと思っても、振り返ってみたら認識がズレていたということもあります。

お互いの認識をピッタリと一致させなければ、部下は間違った方法を実践してしまうかもしれませんし、上司も適切なサポートをすることができなくなってしまうでしょう。

部下にとっても上司にとっても、話した内容を振り返ることは、現状を改めて認識して次につなげていくために必要不可欠な手段なのです。

5.1on1ミーティングを行う際の注意点

1on1ミーティングをする際は、いくつか注意しなければならない点があります。

まずは、部下の話をしっかりと受け入れることです。

次に、目標達成へとつなげられるようにすることを意識しなければなりません。

さらに、このミーティングは人材育成の時間と捉えることが大切です。

この3つの注意点について、詳しく見ていきましょう。

5-1.部下の話を受け入れる

1on1ミーティングの大きな目的のひとつに、部下から話を聞き出し、解決に導いていくことが挙げられます。

そのため、極端に非常識なものではない限り、部下の話は受け入れてあげるという態度が必要でしょう。

上司が部下の意見を頑なに否定したり一方的に意見を押し付けたりしたのでは、話し合いの場を設けた意味がありません。

ミーティングをすることによって部下の士気が下がったり職場の雰囲気が悪くなってしまったりしないように注意しましょう。

部下の話をしっかりと受け入れて現状の課題を引き出し、一緒に解決していくことが大切です。

5-2.目標達成へと繋げる

1on1ミーティングは貴重な業務時間を使って行われます。

そのため、効率よく部下からのアウトプットを引き出して、仕事の業績アップにつなげなければなりません。

上司は、部下が自分で答えを導き出せるように、話をうまく誘導する必要があります。

部下の成功体験や失敗体験などの要素を的確に把握し、目標が達成できるように導いてあげましょう。

確実に目標を実現して業績につなげられるよう、上司が適切なサポートをすることが重要です。

5-3.人材育成の時間と捉える

ミーティングというと、部下の成績や勤務態度について確認する時間だと思ってしまうかもしれません。

しかし、1on1ミーティングは部下を評価したり、業務について確かめたりする機会ではないのです。

もちろん、仕事についても話をするのですが、成績などよりも仕事の中で部下が感じたことや悩みを打ち明けるための場と認識したほうがよいでしょう。

部下がより仕事にやる気を感じられるようにサポートし、育成するという意識が重要です。

1on1ミーティングは部下の成長を促す、人材育成の時間と捉えましょう。

6.1on1ミーティングを利用して会社の成長に繋げよう

1on1ミーティングを利用すれば、会社全体を成長させることが可能です。

上司と部下が1対1で話し合うことで信頼関係を築くことができ、職場の雰囲気を明るくすることができます。

また、社員一人ひとりの仕事に対する熱意や目標を確かなものにすることで、社員の能力向上につながるのです。

1on1ミーティングを導入すれば、さまざまな利益をもたらしてくれると言えるでしょう。

会社や社員のために、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

採用も、定着も。
社員と会社が一体になって取り組む
働き甲斐のある会社づくり』を
支援します。

成長する会社の社員は、
全員が主体性に溢れ、自己実現と事業成長に
本気で
コミットする頼もしい人材。彼らに活躍して
もらうための土壌づくりには時間がかかります。
5年後、10年後のために、
働き甲斐のある会社づくり」、
今から始めませんか。